Registrar la jornada de tus trabajadores es obligatorio en España desde 2019. Lo que cambia con la nueva normativa no es la obligación, sino el cómo: el proyecto prevé que el fichaje pase a ser digital, inalterable y accesible para la Inspección. Y aunque el nuevo marco todavía está en tramitación, la Inspección ya puede sancionar los registros que considera poco fiables.
Registrar la jornada ya es ley. El cambio afecta al formato, no a la obligación.
El proyecto pretende sustituir el papel y el Excel como métodos ordinarios de control horario.
El proyecto prevé que la Inspección de Trabajo pueda consultar los registros en remoto y en tiempo real.
Qué es el registro horario digital
Del fichaje en papel al registro electrónico y trazable
El registro horario es la obligación que tiene toda empresa de documentar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona trabajadora. Esa obligación llegó con el Real Decreto ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, la norma no exigió un formato concreto, así que durante años convivieron sistemas digitales con hojas de papel y de Excel.
El registro horario digital es el siguiente paso que plantea el Gobierno. La reforma impulsada por el Ministerio de Trabajo busca que ese registro se lleve por medios electrónicos, con datos que no se puedan alterar sin dejar rastro y que la Inspección pueda comprobar sin desplazarse.
En qué punto está la normativa
La reforma nació ligada a la reducción de jornada a 37,5 horas, pero el proyecto de ley fue rechazado en el Congreso en septiembre de 2025. El Gobierno decidió entonces impulsar por separado el refuerzo del registro horario mediante un proyecto de Real Decreto.
El calendario, a día de hoy, es este. El Gobierno inició la tramitación urgente del proyecto en 2025. En marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió el Dictamen 188/2026 sobre el proyecto. El Real Decreto todavía no se ha publicado en el BOE y no existe una fecha oficial de entrada en vigor. Por tanto, las exigencias digitales que se describen a continuación pertenecen al proyecto y pueden cambiar antes de su aprobación definitiva.
La pregunta útil no es solo cuándo entrará en vigor, sino si tu registro actual resistiría una inspección.
Qué exige el proyecto de nueva normativa
Aunque el texto definitivo puede tener ajustes, estos son los requisitos centrales que ha planteado el proyecto durante su tramitación.
El fichaje se realizaría por medios electrónicos, con sellado temporal de cada entrada y salida.
Cualquier cambio debería quedar registrado en un historial, sin ediciones ocultas ni retroactivas.
El sistema permitiría a la Inspección consultar los datos en remoto y bajo requerimiento.
A esto se suma la conservación de los registros durante cuatro años, obligación que ya existe, y un mayor nivel de detalle en el proyecto: distinguir el tiempo efectivo de trabajo de las pausas, las horas extra y las guardias, con identificación individual de cada trabajador.
Qué sistemas de fichaje serían válidos
El proyecto plantea varios métodos, siempre que garanticen trazabilidad, inmutabilidad y acceso. Así quedarían frente al nuevo marco propuesto.
| Método | Según el proyecto | Detalle |
|---|---|---|
| Papel | No como método ordinario | El proyecto apuesta por registros electrónicos. Con la norma vigente puede utilizarse si el registro es objetivo, fiable y accesible. |
| Hoja de Excel | No como sistema sin trazabilidad | Un archivo editable sin control de cambios puede no acreditar la fiabilidad exigida. El proyecto pretende sustituirlo por sistemas digitales trazables. |
| App o software de fichaje | Sí | Sería válido si garantiza trazabilidad, integridad y acceso conforme a la norma definitiva. |
| Terminal RFID o con PIN | Sí | Sería válido si vuelca los datos a un sistema digital conforme. |
| Sistema biométrico | Muy condicionado | Requiere una base jurídica suficiente, necesidad, proporcionalidad, evaluación de impacto y garantías reforzadas de protección de datos. |
Conviene recordar que no existe ninguna aplicación oficial del Gobierno para fichar. La responsabilidad de implantar y mantener un sistema conforme recae siempre en la empresa.
Sanciones por no cumplir
No llevar el registro de jornada, o llevarlo con un sistema que no resulte objetivo y fiable, es una infracción grave. Con la normativa vigente, las multas van de 751 a 7.500 euros. El proyecto de ley rechazado en 2025 contemplaba importes de hasta 10.000 euros y una infracción por cada persona trabajadora afectada en determinados supuestos, pero ese endurecimiento no está vigente.
La Inspección no está esperando a una futura reforma para actuar. Puede sancionar hoy la ausencia de registro y los sistemas que no acrediten de forma fiable la jornada realizada. El riesgo, por tanto, es actual.
Cómo preparar tu empresa
Adelantarse tiene una ventaja clara: permite llegar al nuevo marco con el sistema rodado, sin depender de un periodo de adaptación todavía incierto.
- Audita tu método actualSi fichas en papel, Excel o una app sin trazabilidad, comprueba si el registro es objetivo, fiable y accesible.
- Elige un sistema digital conformeBusca integridad, historial de cambios, conservación de cuatro años y capacidad de acceso para la Inspección.
- Forma a la plantillaCada persona debe saber cómo fichar y cómo consultar sus propios registros.
También conviene revisar casos concretos del día a día: cómo fichar desde el móvil cuando hay teletrabajo o equipos desplazados, y cómo controlar horas extra y registro horario sin perder trazabilidad.
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Preguntas frecuentes
¿El registro horario digital ya es obligatorio?
Registrar la jornada es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019. Lo que sigue en tramitación es la exigencia general de que ese registro sea digital. El proyecto de Real Decreto todavía no se ha publicado en el BOE.
¿Puedo seguir fichando en Excel?
Con la norma vigente, sí, siempre que el registro sea objetivo, fiable y accesible. En la práctica, un Excel editable sin trazabilidad ni control de versiones puede no cumplir esos requisitos. El proyecto pretende reforzar la exigencia de utilizar sistemas digitales trazables.
¿Afecta al teletrabajo?
Sí. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia ya exige registrar la jornada de quienes teletrabajan. Ese registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral e incluir el inicio y el final de la jornada.
¿Los autónomos tienen que fichar?
Un autónomo sin trabajadores a su cargo no está obligado a registrar su propia jornada. Si tiene personal contratado, sí debe garantizar el registro de la jornada de sus empleados.
¿Se pueden usar la huella o el reconocimiento facial?
Los sistemas biométricos requieren una justificación reforzada: base jurídica suficiente, necesidad, proporcionalidad, evaluación de impacto y medidas de protección de datos. Para el control horario suelen existir alternativas menos intrusivas.
Fuentes oficiales y revisión
Contenido contrastado por Equipo editorial de DocuDocu. La normativa puede cambiar; consulta siempre la fuente oficial enlazada.
- BOE: Real Decreto-ley 8/2019 sobre el registro diario de jornada
- Consejo de Ministros: anteproyecto sobre jornada y registro digital
- Consejo de Estado: Dictamen 188/2026 sobre el proyecto de registro de jornada
- Congreso de los Diputados: devolución del proyecto de reducción de jornada
- AEPD: criterios para el control de presencia mediante biometría
